Dokumenty

Poniższe procedury mają na celu

• Zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa małoletnich uczestników zajęć piłkarskich organizowanych przez Klub Sportowy ZEW Sosnowiec, zwanym w dalszej części klubem.
• Spełnienie wymogów wynikających z Ustawy z dn. 13 maja 2016r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (z późniejszymi zmianami, Dz.U. z 2024 r. poz. 1802) oraz wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa Dzieci Polskiego Związku Piłki Nożnej
• Ustalenie jasnych zasad postępowania w przypadku podejrzenia lub stwierdzenia czynu o charakterze przestępstwa seksualnego wobec małoletnich.
• Edukacja oraz kształtowanie postaw pracowników i współpracowników klubu w zakresie ochrony dzieci i młodzieży.

Zakres obowiązywania

• Procedury obowiązują wszystkich pracowników, współpracowników, trenerów, wolontariuszy oraz inne osoby zaangażowane w działalność klubu bez względu na cywilno-prawny charakter wiążącej ich współpracy.
• Procedury  dotyczą  zarówno  zajęć  prowadzonych  na  obiektach  klubowych  jak i wynajmowanych na potrzeby procesu szkoleniowego oraz wszelkich miejsc i obiektów podczas wyjazdów (meczów, turniejów, obozów sportowych, spotkań integracyjnych) organizowanych poza siedzibą klubu.

Weryfikacja osób zatrudnionych i współpracujących

• Każda nowa osoba zatrudniana lub rozpoczynająca współpracę (trener, instruktor, wolontariusz, kierownik drużyny itp.) zobowiązana jest do złożenia pisemnego oświadczenia o niefigurowaniu w rejestrach sprawców przestępstw na tle seksualnym.
• Klub jako podmiot mający dostęp do rejestru z ograniczonym dostępem weryfikuje kandydata, składając zapytanie do Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
• Ostateczne zatrudnienie/współpraca jest możliwa wyłącznie po uzyskaniu pozytywnej dla pracodawcy weryfikacji w rejestrze – brak wpisu o kandydacie.
• Raz  w  roku  klub  przeprowadza  ponowną  weryfikację  wszystkich  pracowników i współpracowników mających kontakt z małoletnimi w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
• Każdy pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania pracodawcy o ewentualnym postępowaniu karnym  dotyczącym  przestępstw  seksualnych  lub o toczącym się śledztwie w takiej sprawie.

Zajęcia grupowe

• Trenerzy i inni pracownicy powinni prowadzić zajęcia w grupach w taki sposób, aby nigdy nie być sam na sam z dzieckiem w odosobnionym miejscu.
• W sytuacjach wymagających rozmowy z dzieckiem indywidualnie (np. kwestia zdrowotna, personalna rozmowa wychowawcza) spotkanie powinno odbywać się w widocznym miejscu, a w miarę możliwości w pobliżu innych osób.

Wyjazdy, obozy, turnieje

• Należy zadbać, aby na każdy wyjazd/obóz/trening wyjazdowy wyznaczone były co najmniej dwie osoby dorosłe (trener, instruktor, opiekun) sprawujące opiekę nad grupą.
• Kwaterowanie dzieci powinno odbywać się w pokojach wieloosobowych; opiekunowie/trenerzy nie powinni nocować w tych samych pokojach, co uczestnicy (wyjątkiem mogą być sytuacje losowe, np. kwestie bezpieczeństwa, zdrowotne, jednak zawsze w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko niepożądanych zachowań).

Korzystania z pomieszczeń sanitarnych

• Jeśli konieczna jest pomoc dziecku w czynnościach higienicznych (np. u bardzo małych dzieci), należy zapewnić, by w miarę możliwości była przy tym obecna jeszcze inna osoba dorosła lub żeby czynność wykonywać w części wspólnej, bez zamkniętych drzwi.
• Należy unikać sytuacji, w której jedna osoba dorosła i jedno dziecko przebywają w szatni/łazience/toalecie.

Kontakt elektroniczny i media społecznościowe

Z uwagi na powszechną komunikację sztabu szkoleniowego z zawodnikami poprzez komunikatory internetowe lub inne środki komunikacji elektronicznej zaleca się aby:

• Zasady kontaktu z podopiecznymi w formie online były transparentne. Prowadzenie korespondencji z dziećmi w formie oficjalnych kanałów (np. chat grupowy), dawało możliwość dołączenia do grupy opiekuna prawnego lub osoby dorosłej z kadry klubu.
• W miarę możliwości unikać prywatnej i niekontrolowanej komunikacji 1:1 w mediach społecznościowych (np. prywatne wiadomości SMS/Facebooku/Instagram), a w przypadku konieczności bezpośredniego kontaktu koncentrować się tylko na merytorycznej z punktu widzenia organizacji zajęć treści wiadomości (np. zajęcia odwołane, stroje meczowe zielono/czarne).

Zgłaszanie nieprawidłowości:

• Każdy pracownik klubu, wolontariusz, rodzic lub uczestnik zajęć, który zauważy lub doświadczy niepokojącego zachowania (o charakterze seksualnym lub innym potencjalnie krzywdzącym), ma obowiązek niezwłocznie poinformować wyznaczoną do tego osobę w klubie (prezes zarządu)
• Zgłoszenie może być dokonane ustnie, pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej (klub@zew-sosnowiec.pl), a osoba przyjmująca zgłoszenie powinna je niezwłocznie udokumentować w formie notatki.

Postępowanie w przypadku podejrzenia nadużycia

• Po otrzymaniu zgłoszenia, osoba wyznaczona w klubie ocenia wstępnie sytuację i jeśli zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa na tle seksualnym lub innej krzywdy wobec dziecka (np. znęcanie się, przemoc fizyczna itp.), niezwłocznie przekazuje informację do organów ścigania (Policja/Prokuratura), wypełniając ustawowy obowiązek zawiadomienia.
• W przypadku, gdy podejrzanym jest pracownik lub współpracownik klubu, należy go natychmiastowo odsunąć od wszelkich działań z udziałem dzieci, do czasu wyjaśnienia sprawy.
• Równolegle klub podejmuje kroki mające na celu wsparcie dziecka i jego rodziny (zapewnienie kontaktu z psychologiem, poinformowanie rodziców/opiekunów prawnych, o ile to oni nie byli inicjatorami zgłoszenia).

Dokumentowanie sprawy:

• Każde zgłoszenie powinno być udokumentowane pisemnie (data, godzina, opis zdarzenia, osoba zgłaszająca, podjęte działania).
• Dokumentację należy przechowywać w sposób bezpieczny i z zachowaniem zasad poufności oraz ochrony danych osobowych.

Współpraca z instytucjami zewnętrznymi

• Klub sportowy jest zobowiązany do pełnej współpracy z Policją, Prokuraturą, Sądem Rodzinnym czy instytucjami pomocy społecznej w zakresie wyjaśniania spraw związanych z przemocą lub wykorzystywaniem seksualnym małoletnich.

Edukacja i szkolenia kadry

• Każda osoba zatrudniona w klubie (w tym trenerzy, wolontariusze) powinna przejść szkolenie z zakresu rozpoznawania i reagowania na oznaki wykorzystywania seksualnego dzieci oraz procedur wewnętrznych obowiązujących w klubie oraz zapoznać się z Polityką Bezpieczeństwa Dzieci Polskiego Związku Piłki Nożnej.
• Szkolenia powinny obejmować aspekty prawne, psychologiczne, pedagogiczne i być aktualizowane w zależności od zmian prawnych oraz rotacji osób zaangażowanych w działalność klubu.

Edukacja dzieci

• W miarę możliwości klub może organizować zajęcia edukacyjne dla dzieci i młodzieży (dostosowane do wieku uczestników i prowadzone przez wykwalifikowaną osobę), w których poruszane są kwestie asertywności, granic fizycznych i psychologicznych, zagrożeń w sieci, rozpoznawania nieodpowiednich zachowań osób dorosłych oraz możliwościach uzyskania pomocy.

Edukacja rodziców

• Klub może organizować spotkania informacyjne dla rodziców, na których przedstawia zasady bezpieczeństwa oraz mechanizmy reagowania na niepokojące sytuacje.
• Klub  współpracuje  z  rodzicami,  przekazując  materiały  edukacyjne  i  informacje o dostępnych formach wsparcia. Rodzice powinni być regularnie informowani o zasadach bezpieczeństwa, obowiązujących procedurach i możliwościach zgłoszenia nieprawidłowości.

Koordynator ds. Ochrony Małoletnich

W celu koordynowania działań z zakresu ochrony dzieci, zarząd klubu powołuje Koordynatora ds. Ochrony Małoletnich. Koordynator ds. Ochrony Małoletnich na bieżąco informuje zarząd o stanie bezpieczeństwa w szkółce, ewentualnych zgłoszeniach i działaniach podjętych w zakresie profilaktyki. W sytuacjach interwencyjnych współpracuje z trenerami, opiekunami, rodzicami i służbami zewnętrznymi

Do zadań Koordynatora należy m.in.:

• Kontrola procesu weryfikacji kandydatów i okresowej weryfikacji kadry.
• Przyjmowanie zgłoszeń o niepokojących sytuacjach.
• Kontakt z organami ścigania, służbą zdrowia, innymi instytucjami.
• Prowadzenie dokumentacji i opracowywanie raportów dla zarządu.
• Współorganizowanie szkoleń i spotkań informacyjnych.